.jpg){kind=logo}
Политика ООО «Офис Комплекс» в отношении обработки персональных данных
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Общество с ограниченной ответственностью «Офис Комплекс» (УНП 191628847) является оператором обработки персональных данных, зарегистрированным по адресу: Республика Беларусь, 220013, г. Минск, ул. Беломорская,4А (далее – Оператор, ООО «Офис Комплекс»).
1.2. Важнейшим условием реализации целей деятельности Оператора является обеспечение необходимого и достаточного уровня безопасности информации, к которой в том числе относятся персональные данные, и технологических процессов, в рамках которых она обрабатывается.
1.3. Персональные данные являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией, и на них распространяются все требования, установленные локальными правовыми актами и иными документами ООО «Офис Комплекс» по защите конфиденциальной информации.
1.4. Использование сервисов Оператора означает безоговорочное согласие контрагентов Оператора, их представителей, работников Оператора и иных пользователей с настоящей Политикой и указанными в ней условиями обработки их персональных данных. В случае несогласия с условиями настоящей Политики такой пользователь должен воздержаться от использования сервисов Оператора.
1.5. Политика обработки персональных данных в ООО «Офис Комплекс» (далее – Политика) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых персональных данных, функции ООО «Офис Комплекс» при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в ООО «Офис Комплекс» требования к защите персональных данных.
1.6. Политика разработана с учетом требований Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области персональных данных.
1.7. Положения Политики служат основой для разработки локальных правовых актов, регламентирующих в ООО «Офис Комплекс» вопросы обработки персональных данных работников ООО «Офис Комплекс» и других субъектов персональных данных.
Глава 2
НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ, В СООТВЕТСТВИИ С КОТОРЫМИ ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Политика обработки персональных данных в ООО «Офис Комплекс» определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Республики Беларусь;
Трудовой кодекс Республики Беларусь;
Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон о защите персональных данных);
Закон Республики Беларусь от 21.07.2008 г. № 418-З «О регистре населения»;
Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;
иные нормативные правовые акты Республики Беларусь и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.
2.2. В целях реализации положений Политики в ООО «Офис Комплекс» разрабатываются соответствующие локальные правовые акты и иные документы, в том числе:
Положение об обработке и защите персональных данных;
Положение о порядке обеспечения конфиденциальности при обработке информации, содержащей персональные данные;
иные локальные правовые акты и документы Оператора, регламентирующие вопросы обработки персональных данных.
Глава 3
ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ЛОКАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТАХ ОПЕРАТОРА ПО ВОПРОСАМ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
3.2. Биометрические персональные данные – информация, характеризующая физиологические и биологические особенности человека, которая используется для его уникальной идентификации (отпечатки пальцев рук, ладоней, радужная оболочка глаза, характеристики лица и его изображение и др.).
3.3. Блокирование персональных данных – прекращение доступа к персональным данным без их удаления.
3.4. Генетические персональные данные – информация, относящаяся к наследуемым либо приобретенным генетическим характеристикам человека, которая содержит уникальные данные о его физиологии либо здоровье и может быть выявлена, в частности, при исследовании его биологического образца.
3.5. Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
3.6. Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
3.7. Обработка персональных данных – любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных.
3.8. Общедоступные персональные данные – персональные данные, распространенные самим субъектом персональных данных либо с его согласия или распространенные в соответствии с требованиями законодательных актов.
3.9. Персональные данные – любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано.
3.10. Предоставление персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лица или круга лиц.
3.11. Распространение персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц.
3.12. Специальные персональные данные – персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрические и генетические персональные данные.
3.13. Сайт Оператора — это любой веб-сайт, продукт или сервис, принадлежащий Оператору.
3.14. Субъект персональных данных – физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных.
3.15. Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства.
3.16. Удаление персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
3.17. Физическое лицо, которое может быть идентифицировано –физическое лицо, которое может быть прямо или косвенно определено, в частности через фамилию, собственное имя, отчество, дату рождения, идентификационный номер либо через один или несколько признаков, характерных для его физической, психологической, умственной, экономической, культурной или социальной идентичности.
Глава 4
ПРИНЦИПЫ И ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Общество с ограниченной ответственностью «Офис Комплекс», являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников ООО «Офис Комплекс» и других субъектов персональных данных, не состоящих с ООО «Офис Комплекс» в трудовых отношениях.
4.2. Обработка персональных данных в ООО «Офис Комплекс» осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников ООО «Офис Комплекс» и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:
обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
обработка персональных данных осуществляется соразмерно заявленным целям их обработки и обеспечивает на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;
обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;
обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки;
содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
обработка персональных данных носит прозрачный характер. Субъекту персональных данных может предоставляться соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;
оператор принимает меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, при необходимости обновляет их;
персональные данные хранятся в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
4.3. Персональные данные обрабатываются в ООО «Офис Комплекс» в целях:
обеспечения соблюдения Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных правовых актов ООО «Офис Комплекс»;
осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Республики Беларусь на ООО «Офис Комплекс», в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, а также в иные государственные органы;
регулирования трудовых отношений с работниками ООО «Офис Комплекс» (привлечение и отбор кандидатов на работу, содействие в трудоустройстве, обучение и продвижение по службе, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества);
защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;
организации взаимодействия и маркетинговых коммуникаций с контрагентами (подготовка, заключение, исполнение и прекращение договоров; обработка входящих запросов для последующего консультирования потенциального контрагента Оператора, заполнившего форму отправки данных на сайте; продвижение продукции (работ, услуг) Оператора, его сервисов; ведение базы контрагентов Оператора; расширение клиентской базы; рассылка информационных сообщений о деятельности Оператора, в частности о продукции, мероприятиях, новых сервисах и их возможностях, семинарах, вебинарах и иных событиях);
обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах ООО «Офис Комплекс»;
формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности ООО «Офис Комплекс»;
исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Республики Беларусь об исполнительном производстве;
осуществления прав и законных интересов ООО «Офис Комплекс» в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными правовыми актами ООО «Офис Комплекс», либо достижения общественно значимых целей;
в иных законных целях.
Глава 5
ПЕРЕЧЕНЬ СУБЪЕКТОВ, ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ КОТОРЫХ ОБРАБАТЫВАЮТСЯ ОПЕРАТОРОМ
5.1. В ООО «Офис Комплекс» обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:
работники;
другие субъекты персональных данных (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в главе 4 Политики).
Глава 6
ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Перечень персональных данных, обрабатываемых в ООО «Офис Комплекс», определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами ООО «Офис Комплекс» с учетом целей обработки персональных данных, указанных в главе 4 Политики.
6.2. Обработка специальных персональных данных, касающихся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или интимной жизни, а также генетических персональных данных, в ООО «Офис Комплекс» не осуществляется.
Глава 7
ФУНКЦИИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
7.1. Общество с ограниченной ответственностью «Офис Комплекс» при осуществлении обработки персональных данных:
принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов ООО «Офис Комплекс» в области персональных данных;
принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
назначает структурное подразделение или лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;
издает локальные правовые акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных в ООО «Офис Комплекс»;
ознакамливает работников ООО «Офис Комплекс», непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов ООО «Офис Комплекс» в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, и обучает указанных работников;
публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь;
прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь в области персональных данных;
совершает иные действия, предусмотренные законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
Глава 8
УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
8.1. Персональные данные в ООО «Офис Комплекс» обрабатываются с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
8.2. Общество с ограниченной ответственностью «Офис Комплекс» без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.
8.3. Общество с ограниченной ответственностью «Офис Комплекс» вправе поручить обработку персональных данных от своего имени или в своих интересах уполномоченному лицу на основании заключаемого с этим лицом договора.
Договор должен содержать:
цели обработки персональных данных;
перечень действий, которые будут совершаться с персональными данными уполномоченным лицом;
обязанности по соблюдению конфиденциальности персональных данных;
меры по обеспечению защиты персональных данных в соответствии со ст.17 Закона о защите персональных данных.
Уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта персональных данных. Если для обработки персональных данных по поручению ООО «Офис Комплекс» необходимо получение согласия субъекта персональных данных, такое согласие получает ООО «Офис Комплекс».
8.4. В целях внутреннего информационного обеспечения ООО «Офис Комплекс» может создавать внутренние справочные материалы, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь, могут включаться его фамилия, имя, отчество, место работы, должность, год и место рождения, адрес, абонентский номер, адрес электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
8.5. Доступ к обрабатываемым в ООО «Офис Комплекс» персональным данным разрешается только работникам ООО «Офис Комплекс», занимающим должности, включенные в перечень должностей ООО «Офис Комплекс», при замещении которых осуществляется обработка персональных данных.
Глава 9
ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЙСТВИЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ И СПОСОБЫ ИХ ОБРАБОТКИ
9.1. Общество с ограниченной ответственностью «Офис Комплекс» осуществляет обработку персональных данных (любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных).
9.2. Персональные данные в ООО «Офис Комплекс» обрабатываются следующими способами:
с использованием средств автоматизации;
без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.).
Глава 10
ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
10.1. Субъекты персональных данных имеют право на:
отзыв согласия субъекта персональных данных;
получение информации, касающейся обработки персональных данных, и изменение персональных данных;
требование прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления;
обжалование действий (бездействия) и решений Оператора, связанных с обработкой персональных данных.
10.2. Устанавливая галку на сайте Оператора напротив пункта «Даю согласие на обработку своих персональных данных», субъект персональных данных дает согласие Оператору на обработку своих персональных данных, а также обязывается удостовериться в согласии иного субъекта, указанного им в форме отправке данных, на обработку персональных данных этого субъекта Оператором, а также выражает явное и безоговорочное согласие с настоящей Политикой.
Персональные данные, полученные через сайт, разрешенные к обработке в рамках настоящей Политики, передаются Оператору:
– пользователем сайта путем заполнения форм отправки данных на сайте;
– сайтом через файлы cookies, с помощью которых собирается информация об IP-адресе, типе и языке браузера, информации о поставщике Интернет-услуг, странице отсылки и выхода, операционной системе, дате и времени посещения, а также о местоположении субъекта персональных данных. Пользователь сайта имеет возможность запретить сохранение файлов cookies в настройках своего браузера.
Оператор использует на сайте Оператора следующие метрические и рекламные программы: Google Analytics, Яндекс Метрика, JivoSite.
Глава 11
МЕРЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАННОСТЕЙ ОПЕРАТОРА ПРИ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
11.1 Меры, необходимые и достаточные для обеспечения исполнения ООО «Офис Комплекс» обязанностей оператора, предусмотренных законодательством Республики Беларусь в области персональных данных, включают:
предоставление субъектам персональных данных необходимой информации до получения их согласий на обработку персональных данных;
разъяснение субъектам персональных данных их прав, связанных с обработкой персональных данных;
получение письменных согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
назначение структурного подразделения или лица, ответственного за внутренний контроль за обработкой персональных данных в ООО «Офис Комплекс»;
издание документов, определяющих политику ООО «Офис Комплекс» в отношении обработки персональных данных;
ознакомление работников, непосредственно обрабатывающих персональные данные в ООО «Офис Комплекс», с положениями законодательства о персональных данных;
установление порядка доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе);
осуществление технической и криптографической защиты персональных данных в ООО «Офис Комплекс» в порядке, установленном Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь, в соответствии с классификацией информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные;
обеспечение неограниченного доступа, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, к документам, определяющим политику ООО «Офис Комплекс» в отношении обработки персональных данных, до начала такой обработки;
прекращение обработки персональных данных при отсутствии оснований для их обработки;
незамедлительное уведомление уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных;
изменение, блокирование, удаление недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных;
ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных законных целей;
хранение персональных данных в форме, позволяющей идентифицировать субъектов персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
11.2. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными правовыми актами ООО «Офис Комплекс», регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных ООО «Офис Комплекс».
Глава 12
КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ В ОБЛАСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
12.1. Контроль за соблюдением законодательства Республики Беларусь в области персональных данных осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных в ООО «Офис Комплекс», законодательству Республики Беларусь и локальным правовым актам ООО «Офис Комплекс», а также принятых мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства Республики Беларусь в области персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранения последствий таких нарушений.
12.2. Внутренний контроль за соблюдением законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов ООО «Офис Комплекс» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в ООО «Офис Комплекс».
12.3. Персональная ответственность за соблюдение требований законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных актов ООО «Офис Комплекс» в области персональных данных, а также за обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных возлагается на руководителя ООО «Офис Комплекс».
Глава 13
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
13.1. Во исполнение требований пункта 4 статьи 17 Закона о защите персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.
13.2. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику без согласия субъектов персональных данных. Новая Политика вступает в силу с момента ее размещения в сети Интернет на сайте Оператора, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.
13.3. Все предложения или вопросы по настоящей Политике контрагентам Оператора следует направлять посредством заполнения формы обратной связи на сайте или посредством e-mail: info@officecom.by.
13.4. В случае если отдельные положения настоящей Политики войдут в противоречие с действующим законодательством Республики Беларусь или иными документами Оператора, регулирующими обязательства по обработке персональных данных, применяются положения действующего законодательства Республики Беларусь.